Шпаргалка по предмету "Документоведение и делопроизводство"

Узнать цену работы по вашей теме


Составление и оформление номенклатуры дел

Для разработки индивидуальной номенклатуры дел необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности. Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений, или (при отсутствии структурных подразделений) направлениям деятельности, или должностям руководителей и специалистов.Документы общественных органов включаются в номенклатуру как самостоятельный раздел.Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс.Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 - служба ДОУ, 02 - финансовый отдел, 03 - плановый отдел, 04 - служба персонала и т. д.Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т. д.Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов.Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель генерального директора, 03 - коммерческий директор и т. д.Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме (пример), которая приведена в Основных правилах работы архивов организации.В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью.1. Сначала систематизируют документы вышестоящих организаций.2. Затем дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д.3. В последнюю очередь - справочно-информационные документы (переписка, докладные записки, справки и т. д.).В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включенного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.Индекс (номер) конкретного дела состоит из:- условного обозначения (индекса) структурного подразделения;- порядкового номера дела в пределах отдела или организации.Например: 04-07, где 04 - индекс отдела, 07 - порядковый номер дела в номенклатуре.В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т. д.).Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:- название вида или разновидности документов (приказы, акты, протоколы и т. д.);- автор документа (название организации, структурного подразделения);- корреспондент (название организации, от которой получены документы);- вопрос или краткое содержание документов дела;- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;- даты (период), к которым относятся документы дела;- указание на копийность документов.Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел — томов (объем дела не должен превышать 250 листов).В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия.Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).Но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.Кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а».Пятая графа (примечания) заполняется в течение года. В этой графе нужно сделать отметки:- о названиях перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;- о заведении дел;- о переходящих делах на следующий год;- о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;- о выделении дел к уничтожению;- о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т. п.


Не сдавайте скачаную работу преподавателю!
С помощью нашего сервиса Вы можете собрать свою коллекцию шпаргалок по нужному предмету, и распечатать готовые ответы в удобном для вырезания виде. Для этого начните собирать ответы, добавляя в "Мои шпаргалки".

Доработать Узнать цену работы по вашей теме
Поделись с друзьями, за репост + 100 мильонов к студенческой карме:

Делаем шпаргалки правильно:
! Шпаргалки для экзаменов Какие бывают шпаргалки, как их лучше подготовить и что писать.
! Делаем правильную шпаргалку Что представляет собой удобная и практичная шпаргалка, как ее сделать.
! Как воспользоваться шпаргалкой В какой момент лучше достать шпаргалку, как ей воспользоваться и что необходимо учесть.

Читайте также:
Сдаем экзамены Что представляет собой экзамен, как он проходит.
Экзамен в виде тестирования Каким образом проходит тестирование, в чем заключается его суть.
Готовимся к экзаменам Как правильно настроиться, когда следует прекратить подготовку и чем заниматься в последние часы.
Боремся с волнением Как преодолеть волнение, как внушить себе уверенность.
Отвечаем на экзамене Как лучше отвечать и каким идти к преподавателю.
Не готов к экзамену Что делать если не успел как следует подготовиться.
Пересдача экзамена На какое время назначается пересдача, каким образом она проходит.
Микронаушники Что такое микронаушник или "Профессор .. ллопух ...".

Виды дипломных работ:
выпускная работа бакалавра Требование к выпускной работе бакалавра. Как правило сдается на 4 курсе института.
магистерская диссертация Требования к магистерским диссертациям. Как правило сдается на 5,6 курсе обучения.