Шпаргалка по предмету "Документоведение и делопроизводство"

Узнать цену работы по вашей теме


Регистрация документов. Регистрационные формы и их заполнение

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.Регистрация преследует три цели:- учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;- контроль их исполнения;- поиск документов.Процедура регистрации состоит из двух этапов:- проставление отметки на документе;- заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:- входящие документы;- исходящие документы;- внутренние документы.Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следующие сведения:- дата получения и входящий индекс (номер);- дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;- автор (корреспондент), то есть чей это документ;- заголовок (о чем документ);- резолюция (срок исполнения, исполнитель);- ход исполнения (отметки о контроле);- номер дела, куда подшит документ после исполнения.Индексация документов - присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначении) при регистрации.При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и электронная.В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (табл. 1).Соответственно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои журналы, форма которых представлена в табл. 2.Более удобной является карточная форма регистрации. Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют.В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Расположение реквизитов произвольное.Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.Форму карточки и расположение в ней реквизитов может определить организация и записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А-5 или А-6.В примере приведена типовая регистрационно-контрольная карточка (РКК).Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией.Преимущества карточной формы регистрации:- для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется единая форма карточки;- карточки можно заполнять на машинке в нескольких экземплярах (для контрольной картотеки, структурных подразделений);- РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов.Наиболее рациональной формой является электронная регистрация документов.В этом случае на экран выводится карточка с графами, аналогичными традиционной, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Электронная регистрация документов позволяет осуществлять быстрый поиск нужной информации, получать статистическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать контроль исполнения документов и многое другое.


Не сдавайте скачаную работу преподавателю!
С помощью нашего сервиса Вы можете собрать свою коллекцию шпаргалок по нужному предмету, и распечатать готовые ответы в удобном для вырезания виде. Для этого начните собирать ответы, добавляя в "Мои шпаргалки".

Доработать Узнать цену работы по вашей теме
Поделись с друзьями, за репост + 100 мильонов к студенческой карме :

Делаем шпаргалки правильно:
! Шпаргалки для экзаменов Какие бывают шпаргалки, как их лучше подготовить и что писать.
! Делаем правильную шпаргалку Что представляет собой удобная и практичная шпаргалка, как ее сделать.
! Как воспользоваться шпаргалкой В какой момент лучше достать шпаргалку, как ей воспользоваться и что необходимо учесть.

Читайте также:
Сдаем экзамены Что представляет собой экзамен, как он проходит.
Экзамен в виде тестирования Каким образом проходит тестирование, в чем заключается его суть.
Готовимся к экзаменам Как правильно настроиться, когда следует прекратить подготовку и чем заниматься в последние часы.
Боремся с волнением Как преодолеть волнение, как внушить себе уверенность.
Отвечаем на экзамене Как лучше отвечать и каким идти к преподавателю.
Не готов к экзамену Что делать если не успел как следует подготовиться.
Пересдача экзамена На какое время назначается пересдача, каким образом она проходит.
Микронаушники Что такое микронаушник или "Профессор .. ллопух ...".

Виды дипломных работ:
выпускная работа бакалавра Требование к выпускной работе бакалавра. Как правило сдается на 4 курсе института.
магистерская диссертация Требования к магистерским диссертациям. Как правило сдается на 5,6 курсе обучения.