Шпаргалка по предмету "Документоведение и делопроизводство"

Узнать цену работы по вашей теме


Правила оформления основных кадровых документов (трудовые книжки, личные дела сотрудников, унифицированные формы)

Трудовая книжкаТрудовая книжка - основной документ, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Данная Инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях и записях, сделанных на титульном листе.В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия или специальность.Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта, а уровень образования, профессия и специальность - на основании документов об образовании (аттестат, диплом, удостоверение, студенческий билет, зачетная книжка, справка учебного заведения и т.п.).Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.Правильность внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки (работник) и заверяет своей подписью. В титульном листе предусматривается еще одна подпись — лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, которую он должен ставить разборчиво.Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму (рис. 6.5.1), включающую четыре графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация о работе, основания внесения записи. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии.Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, особенно еще не работавшим выпускникам учебных заведений и бывшим военнослужащим, специалист кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работника документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности, включаемой в трудовой стаж и/или не прерывающий стаж работника. К такой информации (п. 2.17  Инструкции) относятся сведения:- о времени службы в составе Вооруженных Сил, в органах государственной безопасности, разведки, внутренних дел, во всех видах охраны;- времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;- времени обучения в высших и средних специальных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики);- работе в качестве члена колхоза.Каждая из записей должна быть пронумерована и иметь основания ее внесения (военный билет, справки и т.д.).Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются.Датами записей являются даты приема, перевода или увольнения, взятые из приказов по личному составу.При заполнении графы 3 трудовой книжки, куда заносятся сведения о работе, сначала в виде заголовка, без номера и даты должно быть указано полное наименование организации в соот-ветствии с ее уставом. Оно может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ.Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.Личное делоЛичное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже.В состав личного дела входят следующие документы:- внутренняя опись документов;- анкета или личный листок по учету кадров;- автобиография (резюме);- копии документов об образовании;- копии документов об утверждении в должности;- характеристики или рекомендательные письма;- трудовой контракт (договор);- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;- дополнение к личному листку по учету кадров;- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела, его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты (рис. 1).Порядок расположения документов в личном деле указан в Единой государственной системе делопроизводства: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному делу по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.) Копии можно снимать только с подлинников этих документов.Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей фирмы. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы ли-бо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.Трудовые контракты (договоры), заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно, в личное дело помещается полностью оформленный, подписанный директором и работником, заверенный печатью экземпляр контракта.Копии приказов о наложении взыскания, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не поме-щаются.Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.На обложке личного дела сверху вниз располагаются следующие реквизиты:- наименование организации (подведомственность не указывается);- номер личного дела;- фамилия, имя, отчество (полностью в именительном падеже);- дата начала личного дела (день поступления);- дата окончания личного дела (день увольнения);- количество листов (указывается из листа — заверителя дела);- срок хранения.Личные дела хранятся в службе кадров отдельно от других дел, ответственность за их хранение возлагается на руководителя службы кадров.Документы личного дела желательно помещать в папку-регистратор.Унифицированные формыУнифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.Перечень унифицированных форм распорядительных документов по учету труда приводится в нижеследующей таблице.Приказ о приеме на работу Т-1, Т-1аДля оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, применяют две унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме на работу: форму № Т-1 составляет лицо, ответственное за прием, на одного работника, № Т-1 а - на группу работников.В них указывают коды организации и формы приказа; наименование структурного подразделения; должность (специальность, профессию); фамилию, имя, отчество работника; срок действия трудового договора; табельный номер; срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу; условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работ-ником (работниками) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строку (графу) «по» не заполняют.Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работник кадровой службы вносит запись в трудовую книжку о приеме на работу и заполняет соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывают лицевой счет работника.Приказ о переводе на другую работу Т-5, Т-5аПеревод на другую работу оформляется индивидуальным приказом по форме № Т-5 или № Т-5а, включающим в себя следующую информацию: причину перевода; условия труда на прежнем и новом месте работы (участок работы, профессия, должность, размер ставки, оклада и т. д.).Поскольку унифицированная форма не содержит отражающих процедуру перевода реквизитов, она требует составления дополнительных документов - листка прохождения инструктажа, листка медицинского осмотра, справки о несданных материальных ценностях и т. д.Приказ подписывает руководитель организации (учреждения) и визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового мест работы. Обязательное требование - подпись работника, подтверждающая его согласие с переводом.Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Т-10аК кадровой документации относятся и документы о командировании работников.Первым документом является форма № Т-10а - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издаваться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Служебное задание подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Этот же документ - форма № Т-10а - содержит и отчет о выполнении задания, что очень удобно и сокращает количество создаваемых документов.Приказ о направлении в командировку Т-9, Т-9аПосле оформления задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а. Приказ о направлении в командировку составляет работник кадровой службы, подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.В приказе должны быть указаны: фамилия, имя, отчество; должность командируемого; структурное подразделение; цель, время и место командировки. При необходимости могут быть указаны также источники оплаты командировочных расходов или другие условия направления в командировку.Командировочное удостоверение Т-10После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10.Так как командировочные расходы оплачиваются по суткам, командировочное удостоверение является тем учетным документом, в котором фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия из него. При этом отметки о приезде и отъезде делаются в каждом пункте назначения и заверяются не только подписью ответственного должностного лица, но и печатью. Чаще всего командировочное удостоверение прибывших в организацию сотрудников оформляет секретарь.Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале.График отпусков Т-7Оформляется отпуск серией документов, которую открывает график отпусков, составляемый на каждый календарный год (форма № Т-7). График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Составляется график отпусков обычно в 3 экземплярах: один остается у работника, ведущего кадровую документацию, другой передается в бухгалтерию, а третий в виде выписки передается в структурные подразделения.Приказ о предоставлении отпуска Т-6, Т-6аПри оформлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6. В том случае, если в отпуск оформляется сразу несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-6а, что характерно для периода летних отпусков, и особенно в учебных заведениях.Приказ о предоставлении отпуска по форме № Т-6 или № Т-6а составляется работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. На его основании делают отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС) и лицевом счете, а также производят расчет заработной платы за отпуск.Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта)  Т-8, Т-8аНа основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора имеет унифицированную форму № Т-8 при увольнении одного работника и № Т-8а - нескольких работников.В приказах об увольнении обязательно указываются причины ухода с работы со ссылкой на статью ТК РФ. Приказ после подписания регистрируется. Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу. Копия приказа помещается в личное дело.Приказ (распоряжение) о поощрении T-11, Т-11аСуществуют унифицированные формы приказов о поощрении: форма № T-11 - «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», издаваемый на одного работника, и форма № Т-11а - «Приказ (распоряжение) о поощрении работников», которая применяется, когда поощряется сразу несколько человек. Основанием для составления таких приказов служит докладная записка (представление) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. Поощряемый знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре до-кумента. Далее, на основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС) и в трудовую книжку.Личная карточка Т-2Личная карточка - основной документ по учету персонала предприятия, который отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Личные карточки образуют картотеку личного состава и располагаются в ней, в зависимости от количества работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. Карточка состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы.Личную карточку работника (форма № Т-2) заполняет работник кадровой службы на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов.При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 формы указывают степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем». Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике после его назначения или перемещения по работе (изменение фамилии, семейного положения, образования и т. д.) в его личную карточку вносят на основании соответствующих документов (паспорт, трудовая книжка, военный билет и т. д.) соответствующие данные, которые работник кадровой службы заверяет своей подписью.При увольнении (освобождении) работника в его личной карточке проставляют дату, номер приказа и причину увольнения (освобождения), после чего карточку сдают в архив. Срок хранения составляет, как правило, 75 лет.


Не сдавайте скачаную работу преподавателю!
С помощью нашего сервиса Вы можете собрать свою коллекцию шпаргалок по нужному предмету, и распечатать готовые ответы в удобном для вырезания виде. Для этого начните собирать ответы, добавляя в "Мои шпаргалки".

Доработать Узнать цену работы по вашей теме
Поделись с друзьями, за репост + 100 мильонов к студенческой карме:

Делаем шпаргалки правильно:
! Шпаргалки для экзаменов Какие бывают шпаргалки, как их лучше подготовить и что писать.
! Делаем правильную шпаргалку Что представляет собой удобная и практичная шпаргалка, как ее сделать.
! Как воспользоваться шпаргалкой В какой момент лучше достать шпаргалку, как ей воспользоваться и что необходимо учесть.

Читайте также:
Сдаем экзамены Что представляет собой экзамен, как он проходит.
Экзамен в виде тестирования Каким образом проходит тестирование, в чем заключается его суть.
Готовимся к экзаменам Как правильно настроиться, когда следует прекратить подготовку и чем заниматься в последние часы.
Боремся с волнением Как преодолеть волнение, как внушить себе уверенность.
Отвечаем на экзамене Как лучше отвечать и каким идти к преподавателю.
Не готов к экзамену Что делать если не успел как следует подготовиться.
Пересдача экзамена На какое время назначается пересдача, каким образом она проходит.
Микронаушники Что такое микронаушник или "Профессор .. ллопух ...".

Виды дипломных работ:
выпускная работа бакалавра Требование к выпускной работе бакалавра. Как правило сдается на 4 курсе института.
магистерская диссертация Требования к магистерским диссертациям. Как правило сдается на 5,6 курсе обучения.