Отчет по практике

Узнать цену отчета по вашей теме


Документооборот и организационная деятельность секретаря на примере предприятия ООО "Набаз"

Отчет по практике

Документооборот и организационная деятельность секретаря на примере предприятия ООО «Набаз»


Содержание


Введение

. Документооборот предприятия ООО «Набаз»

.1 Прохождение и порядок исполнения входящих документов на предприятии

.2 Прохождение и порядок исполнения исходящих документов на предприятии

.3 Прохождение и порядок работы с внутренними документами

. Координационная деятельность секретаря на предприятии ООО «Набаз»

.1 Организация рабочего места секретаря на предприятии

.2 Телефонное обслуживание

.3 Подготовка и проведение совещаний, деловых встреч, подготовка деловых поездок

.4 Организация приема посетителей

Заключение

Список использованных источников


Введение


Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас успех партнеров и клиентов фирмы. Основные функции секретаря:

прием, оформление, распределение и рассылка документов, писем, телеграмм, факсов;

организация приема посетителей;

прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка документов к сдаче в архив фирмы;

техническое и канцелярское обеспечение рабочего места руководителя;

телефонное обеспечение;

стенографирование;

ведение табеля рабочего времени.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

От того насколько правильно составлен и оформлен документ зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия, поэтому ведение документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность организации или фирмы.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения, до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Целью работы является - изучение документооборота и организационной деятельности секретаря на предприятии.

Задачи работы:

описание бездокументарной деятельности секретаря на предприятии;

описание и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Для написания письменной экзаменационной работы мною было выбрано предприятие ООО «Набаз», являющееся складом временного хранения промышленных и продовольственных товаров ввозимых на территорию России из КНР.

Обязанности СВХ ООО «Набаз» заключаются в:

обеспечении размещении товаров и транспортных средств на территории, являющейся зоной таможенного контроля;

обеспечении сохранности товаров и транспортных средств, находящихся на складе или территории таможенного контроля;

обеспечить нахождение товара в неизменном состоянии до завершения процедуры таможенного оформления;

исключить доступ посторонних лиц к товару до завершения процедуры оформления.

ООО «Набаз» имеет лицензию таможенного перевозчика.

Учредителем ООО «Набаз» является Ерош Сергей Геннадьевич.

Генеральный директор ООО «Набаз» Попов Олег Владленович.

Юридический адрес ООО «Набаз»: Приморский край, г. Уссурийск, ул. Лимичевская, 21А

Телефон: 8(4234)350-341.

1. Документооборот предприятия ООО «Набаз»


Документооборот - это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ (Государственной системой документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения) установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени.

Анализируя документооборот предприятия ООО «Набаз» за последний год, была выявлена тенденция к его росту. Документооборот ООО «Набаз» включает в себя три потока документов:

входящие (поступающие);

исходящие (отправляемые);

внутренние.


1.1 Прохождение и порядок исполнения входящих документов на предприятии ООО «Набаз»


Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «Набаз» осуществляется секретарем.

При первичной обработке корреспонденция мною проверялась, по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно приходилось возвращать.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрывались, при этом проверялась правильность доставки. На полученном документе мною проставлялся регистрационный штамп (учетный номер и дата поступления) в правом нижнем углу документа с лицевой стороны. Документы с надписью «Лично» не вскрывая передавала адресату.

Отметку при поступлении документа я проставляла только на регистрируемых документах, в нее входили входящий номер документа и дату поступления. Регистрируемыми документами являются документы, которые требуют ответа и исполнения. Такие документы регистрируют на компьютере в специальной форме. В мои обязанности так же входило заполнение такой формы. Именно регистрируемые документы передаются руководителю. Документы, не требующие ответа и исполнения, создаваемые только для сведения не регистрируются. На предприятии ООО «Набаз» разработан список документов не подлежащий регистрации:

письма справочно - информационного характера;

рекламные письма;

поздравительные письма;

печатные издания (брошюры, журналы);

пакеты с пометкой «Лично»;

информационный материал.

После первичной обработки нерегистрируемые документы отправляются к исполнителям. Эти документы руководителю не передаются.

Основными моими функциями в работе с входящими документами являлось:

первичная обработка и прием документов;

проверка целостности конверта, правильность доставки;

вскрытие конвертов, за исключением с надписью «Лично»;

учет и регистрация входящей корреспонденции.

(Приложение А).


1.2 Прохождение и порядок исполнения исходящих документов на предприятии ООО «Набаз»


Отправляемые предприятием документы называются - исходящими. В них входят: приказы, постановления, поручения, письма.

Основная работа секретаря с отправляемыми документами заключается в их:

регистрации;

обработке;

отправке.

Документы, поступающие от исполнителей к секретарю, должны быть полностью оформлены, напечатаны на соответствующем бланке, со всеми реквизитами.

В мои обязанности при обработке исходящих документов входило:

проверка правильности оформления, составленного документа;

проверка удостоверяющих реквизитов;

проставление исходящего регистрационного индекса;

подготовка документа к отправке.

Обработка документов включала в себя:

сортировку;

вложение в конверт (упаковку);

адресование (отправку);

сдачу в отделение связи.

На предприятии ООО «Набаз» исходящие документы оформлялись мною в двух экземплярах, кроме факса.

После регистрации и присвоения номера документу, я проставляла его номер и дату рукописным способом на обоих экземплярах.

Письма отправлялись в конвертах установленного образца. Бандероли, упаковывались в специальную упаковку, обеспечивающую сохранность вложения. Заказные письма, и письма направляемые более чем четырем адресатам отправлялись только после того как составлялся расчет рассылки.

Документы, подготовленные к отправке в течении дня, подлежали сортировке: часть из них отправлялись мною обычным способом, через узел связи, а более важные и срочные направлялись адресатам с курьером.

Передача за пределы предприятия информации, в виде факсограмм и электронных сообщений, осуществлялась мною с помощью факса и персонального компьютера.

Документы, поступившие секретарю для обработки, отправлялись адресатам в тот же день, второй экземпляр подшивался в папку с «исходящими документами

(Приложение Б).


1.3 Прохождение и порядок работы с внутренними документами на предприятии ООО «Набаз»


Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

составление проекта документа исполнителем;

согласование;

проверка правильности оформления;

подписание руководителем;

регистрация в журнале.

Внутренние документы организации создавались по такой же схеме, что и исходящие: сначала исполнителем составлялся проект текста документа, затем проводилось его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; и только после этого распечатывался окончательный вариант документа и отправлялся секретарем на подпись руководителю.

После регистрации документа в папке с «внутренними документами» я производила размножение в нужном количестве (по числу исполнителей). Копии документа заверялись передавались на исполнение ответственным исполнителям. Оригинал документа я подшивала в дело.

Документы внутри организации передавались исполнителям под расписку.

Секретарем систематически ведется учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, то есть учитывается объем документооборота. Сведения о количестве документов вносятся в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и секретарем.


2. Координационная деятельность секретаря на предприятии ООО «Набаз»


Секретарь - это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией.

В бездокументарные функции секретаря на предприятии ООО «Набаз» входит:

прием телефонных звонков, факса;

организация приема посетителей;

подготовка и организация заседаний, деловых встреч;

подготовка деловых поездок, командировок.

Помощником руководителя является - секретарь. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел. Через секретаря осуществляется связь руководителя с внешним миром и подчиненными. Секретарь всегда тщательно и продуманно одет, опрятен, спокойно, быстро и с достоинством решает вопросы в рамках своей компетенции, что немаловажно при работе с посетителями и гостями.


2.1 Организация рабочего места секретаря на предприятии ООО «Набаз»


Рабочее место секретаря на предприятии ООО «Набаз» оснащено современными техническими средствами. Программное обеспечение поддерживается на высшем уровне, что позволяет секретарю с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих обязанностей.

Приемная - это центр работы предприятия. Общая площадь приемной составляет - 18 кв. м., достаточно просторная, с хорошо организованным интерьером. Визуально, приемная, разделена на две зоны:

рабочая зона секретаря;

зона для посетителей.

В рабочую зону входит:

рабочая мебель;

рабочая организационная техника секретаря.

В зону для посетителей входит:

кресло для ожидания;

журнальный столик;

вешалка.

Рабочее место секретаря расположено рядом с кабинетом директора. Стол секретаря имеет угловую форму, что позволяет разместить на рабочей поверхности используемое оборудование:

персональный компьютер;

факс;

телефон.

Множество выдвижных ящиков в столе позволяет разместить необходимые в работе документы, чистую бумагу, папки, файлы, справочники.

Рабочая поверхность делится на две части. С правой стороны расположен компьютер, факс, телефон, блокнот - органайзер. На выдвижной полке находится клавиатура и мышь с ковриком. Так же с права расположены системные блоки, сканер, МФУ (много - функциональное устройство), урна.

Слева рабочая поверхность свободна. Здесь складываются папки с документами для срочного рассмотрения руководителем, почта для отправки.

Рабочий стул секретаря очень удобный. Поворотно - откидная конструкция позволяет занять рабочую позу без какого - либо напряжения, так как основную часть времени секретарь проводит в сидячем положении, а конструкция стула позволяет изменять позу для снижения напряжения мышц шеи и спины. Так же в кабинете есть специальный шкаф для хранения папок с документами. Он тоже расположен в рабочей зоне секретаря. Сейф для хранения ценных документов, печатей расположен в углу, у окна. Окно в кабинете большое, пластиковое, обеспечивает хорошую шумоизоляцию. Жалюзи спасают от палящего солнца. Так же в кабинете есть живые цветы.

Так как окно расположено позади секретаря, монитор развернут таким образом, чтобы скрыть конфиденциальную информацию от неожиданных посетителей.

Зона для посетителей расположена в противоположной стороне приемной, что позволяет секретарю ООО «Набаз» хорошо просматривать входящих. В данной зоне расположено уютное и удобное кресло и журнальный столик.

Гардеробная находится рядом с приемной. Отделка кабинета создает домашнюю обстановку. Уборка и проветривание кабинета проводится два раза в день.


2.2 Телефонное обслуживание


Значительное время при прохождении практики в ООО «Набаз» мне приходилось отвечать на телефонные звонки.

Этот процесс включал в себя:

прием вызовов;

соединение с директором;

в случае, если директора нет на месте запись информации.

При разговоре я придерживалась некоторых этических требований, это:

сдержанность;

вежливость;

краткость.

При приеме входящего звонка, я не сразу брала трубку, я выдерживала третьего - четвертого. Взяв трубку я представлялась:

«Добрый день, секретарь ООО «Набаз», у телефона Олеся Анатольевна, я Вас слушаю».

Голос при беседе не должен был дрожать, я наоборот должна звучать заинтересованность.

Трубку поднимала левой рукой, потому - что в правой я держала ручку для возможной записи. В основном поступали звонки директору, и мне приходилось соединять абонента с руководителем. Но бывали случаи, когда его не было на месте и мне приходилось записывать в блокнот дату, время поступившего звонка, фамилию имя и отчество позвонившего, суть сообщения, и номер телефона, по которому можно будет перезвонить.

Например: - «Что ему передать?» или - «Продиктуйте, пожалуйста, я запишу».

В случае отъезда директора в командировку, мне приходилось информировать некоторых абонентов о времени прибытия начальника и часах приема.

В конце общения я заканчивала разговор одной из фраз:

«Спасибо, что позвонили»;

«Рада была Вас слышать»;

«Успехов Вам»;

«До свидания».


2.3 Подготовка и проведение совещаний, деловых встреч, подготовка деловых поездок


Большинство совещаний проводятся в организации по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Совместно с директором мы оговаривали дату, время и место проведения совещания, его повестку и состав участников.

Затем я готовила кабинет для встречи:

производила уборку помещения;

поливала цветы;

накрывала на стол;

подготавливала необходимые принадлежности (ручки, бумагу, цветные маркеры и т. д.).

После этого я готовила документы и материалы, необходимые для совещания.

Так как ООО «Набаз» является зоной таможенного контроля, посторонним вход строго воспрещен, в мои обязанности так же входило оформление пропусков.

Когда я присутствовала на совещании, в мои обязанности входило ведение протокола. Но в большинстве случаев не было необходимости в моем присутствии и мне приходилось выполнять свои основные функции. Во время совещания я ни в коем случае не должна была отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам могла понадобиться моя помощь. Основную часть времени я отвечала на телефонные звонки.

Так же в обязанности секретаря входила подготовка руководителя к выездным деловым встречам. За несколько дней до совещания по факсу было получено приглашение на имя директора, о предстоящем событии, с указанием характера совещания, даты, времени, места, продолжительности, рассматриваемые вопросы, а так же инициалы и должность инициатора. Секретарю необходимо было подготовить необходимые документы, канцелярские принадлежности. А по возвращению руководителя составлялся отчет о встрече. Кроме этого в обязанности секретаря входит подготовка деловых поездок руководителя.

Для этого мне необходимо было:

подобрать всю необходимую для командировки руководителя информацию;

подготовить и подобрать материалы и документы, которые могли бы понадобиться руководителю в поездке;

обеспечить директора канцелярскими принадлежностями (блокнот, авторучки, карандаши, бланки учреждения, папки и т.д.);

напечатать программу командировки в двух экземплярах, в которых указывала (название организации, содержание намеченных мероприятий, место и время их проведения, удобный маршрут проезда к гостинице и организации).

Если командировка внеплановая, я обязана была оповестить всех записавшихся на отменяемый прием, и затем согласовать время, на которое он будет перенесен.

Во время отсутствия руководителя в мои обязанности входило:

выполнение своих обычных обязанностей;

формирование дел;

переадресация телефонных вызовов заместителю руководителя.

По возвращению руководителя из командировки я проинформировала его о выполненных поручениях, а так же вопросах, возникших в период его отсутствия, и о ходе их решения.

Далее мною обрабатывались материалы командировки - печать, размножение, передача в структурные подразделения исполнителям, и оформление отчетных о командировке документов.


2.4 Организация приема посетителей


Правильно организованный прием посетителе на предприятии является гарантией успешного решения самых разнообразных вопросов производственного, коммерческого и личного характера. И важную роль в этом процессе играет секретарь, именно он выступает посредником между руководителем и посетителями. Прием посетителей может быть, как запланированный, так и незапланированный.

Прежде всего на предприятии разработано и установлено время приема посетителей. График приема вывешен на входе в приемную.

Организация приема посетителей зависит от категории:

сотрудники по текущим вопросам;

сотрудники по личным вопросам;

сотрудники из других организаций;

командированные работники;

незапланированные посетители.

Запись на прием производилась мною предварительно, а данные о посетителях записывались в «регистрационный журнал приема посетителей»:

фамилия, имя, отчество;

должность;

организация;

телефон;

вопрос, который подлежит обсуждению;

дата и время приема.

Прием сотрудников по текущим вопросам осуществлялся на предприятии ежедневно с 14:30 до 16:00, кроме вторника и пятницы. При входе посетителя в приемную, я обращалась к нему по имени и отчеству, здоровалась и докладывала о приходе руководителю по телефону. Во время приема в мои обязанности входило отвечать на все телефонные звонки и переадресовывать их заместителю руководителя. По окончании беседы и принятия решения руководитель поручал мне сделать запись о результате беседы. Прием сотрудников по личным вопросам проводился ежедневно с 17.00 до 19.00. Прием сотрудников по личным вопросам - одна из форм организации рабочего дна руководителя. Для предварительной записи на прием по личным вопросам на предприятии разработана соответствующая форма, а так же все работники проинформированы о периодичности и времени приема. Такая система позволяет своевременно подготовить для руководителя необходимые информационные материалы (например: график отпусков, штатное расписание и т. д.). Прием по личным вопросам проводился конфиденциально, в это время в кабинете на должно было находиться посторонних лиц.

В случаях если руководитель отменял прием, или переносил на другой день, я извещала сотрудника о переносе и предлагала ему записаться на другое время или изложить свою просьбу письменно. Письменные заявления сотрудников предоставлялись на рассмотрение руководителю секретарем вместе с ежедневной корреспонденцией.

Прием посетителей из других организаций так же производился мною по предварительной записи с указанием:

фамилия имя отчество;

должность;

организация;

телефон;

вопрос, который подлежит обсуждению;

дата и время приема.

После регистрации многие посетители предъявляли мне визитную карточку, что значительно упрощало работу.

Затем гостю было предложено расположиться в зоне для посетителей, пока его не пригласят. Далее с разрешения руководителя посетитель приглашался в кабинет.

В случаях, когда руководитель, к которому пришел посетитель отсутствовал, необходимо было договориться, чтоб его принял другой компетентный сотрудник. Так же если прием отменялся по непредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя, неожиданная командировка и т. д.) в мои обязанности входило известить заранее посетителя и договориться о переносе приема.

Организуя прием командированных работников, секретарь выясняет, согласовано ли это посещение заранее, выясняет вопрос, по которому прибыли посетители, отмечает командировочное удостоверение, оказывает помощь в размещении в гостинице. В случае прибытия иностранных делегаций в мои обязанности так же входило позаботиться о наличии переводчика.

Появление незапланированных гостей может смешать все планы работы организации. В этой ситуации секретарь не должен теряться - вместо этого следует быстро отыскать оптимальное решение о приеме посетителей. Прежде всего стоит предложить посетителю прийти позднее, когда руководитель сможет его принять. Так же посетителю можно предложить оговорить данный вопрос с заместителем директора.

Бывали случаи, когда руководитель настоятельно просил секретаря никого не впускать, независимо от обстоятельств, тогда дверь руководителя закрывалась на ключ.

После завершения приема я прощалась с посетителями.

Например: - «До свидания», или - «Рада была Вас видеть».


Заключение


Работа с документами показалась мне очень интересной и познавательной. Благодаря данной практике я поняла, сколько важных операций выполняется предприятием и как много зависит не только от смысла документа, но и от его оформления. Частично познакомилась с документооборотом предприятия, порядком прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов. Так же ознакомилась с бездокументарной деятельностью.

Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций.

Я считаю, что организация делопроизводства на предприятии поставлено на отлично. Документы оформляются согласно ГОСТам, кабинет оснащен необходимыми техническими средствами, созданы все условия для работы. Все поставленные цели, и задачи выполнила. Работа с документами давалась очень легко и была интересной благодаря хорошей поддержке руководителя и очень сплоченному коллективу.

секретарь координация документ прием посетитель


Список использованных источников


1. «Управление документацией и новые информационные технологии» М. В. Ларин, г. Москва, 2008 г.

. Журнал «Секретарское дело» №3,- Москва, 2008 г.

. «Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря» Г. Ю. Касьянова, г. Москва, 2011 г.

. «Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления)» Т. В. г. Москва, 2010 г.

. «Офис - мастер». Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера» г. Москва, 2008 г.

. Государственная система документационного обеспечения. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Г. Москва, 2008 г.


Не сдавайте скачаную работу преподавателю!
Данный отчет по практике может быть использован Вами как образец, в соответсвтвии с примером, но с данными своего предприятия, Вы легко сможете написать отчет по своей теме.

Доработать Узнать цену работы по вашей теме
Другие материалы:
Поделись с друзьями, за репост + 100 мильонов к студенческой карме :

Пишем отчёт по практике самостоятельно:
! Отчет по ознакомительной практике В чем заключается данный вид прохождения практики.
! Отчет по производственной практики Специфика и особенности прохождения практики на производстве.
! Отчет по преддипломной практике Во время прохождения практики студент собирает данные для своей дипломной работы.
! Дневник по практике Вместе с отчетам сдается также дневник прохождения практики с ежедневным отчетом.
! Характеристика с места практики Иногда преподаватели требуеют от подопечных принести лист со словесной характеристикой работы студента, написанный ответственным лицом.

Особенности отчётов по практике:
по экономике Для студентов экономических специальностей.
по праву Для студентов юридических специальностей.
по педагогике и психологии Для студентов педагогических и связанных с психологией специальностей.
по строительству Для студентов специальностей связанных со строительством.
технических отчетов Для студентов технических специальностей.
по информационным технологиям Для студентов ИТ специальностей.
по медицине Для студентов медицинских специальностей.

Сейчас смотрят :