Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Альбом форм документов

Табель форм документов - это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.Применение табеля позволяет:- исключить возможность неоправданного создания новых форм;- установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;- учесть количество видов и форм документов.Табель форм документов составляют в табличной форме, он содержит графы, в которые вносят различные сведения о форме документа.Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т. п.).Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т. п.В графе «Примечание» табеля может помещаться дополнительная информация о форме документа, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.Наряду с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.Альбом форм документов предприятия - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия.Альбом форм документов разрабатывают одновременно с составлением Табеля унифицированных форм документов и как приложение к табелю.Цель разработки альбома - унификация формы и содержания документов предприятия, которая заключается в:- определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретной управленческой задачи;- установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа путем исключения дублирующих и неиспользуемых показателей;- унификации текста документа.Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии осуществляет делопроизводственная служба.