Составление и оформление номенклатуры дел

Для разработки индивидуальной номенклатуры дел необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности. Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений, или (при отсутствии структурных подразделений) направлениям деятельности, или должностям руководителей и специалистов.Документы общественных органов включаются в номенклатуру как самостоятельный раздел.Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс.Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 - служба ДОУ, 02 - финансовый отдел, 03 - плановый отдел, 04 - служба персонала и т. д.Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т. д.Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов.Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель генерального директора, 03 - коммерческий директор и т. д.Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме (пример), которая приведена в Основных правилах работы архивов организации.В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью.1. Сначала систематизируют документы вышестоящих организаций.2. Затем дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д.3. В последнюю очередь - справочно-информационные документы (переписка, докладные записки, справки и т. д.).В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включенного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.Индекс (номер) конкретного дела состоит из:- условного обозначения (индекса) структурного подразделения;- порядкового номера дела в пределах отдела или организации.Например: 04-07, где 04 - индекс отдела, 07 - порядковый номер дела в номенклатуре.В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т. д.).Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:- название вида или разновидности документов (приказы, акты, протоколы и т. д.);- автор документа (название организации, структурного подразделения);- корреспондент (название организации, от которой получены документы);- вопрос или краткое содержание документов дела;- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;- даты (период), к которым относятся документы дела;- указание на копийность документов.Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел — томов (объем дела не должен превышать 250 листов).В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия.Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).Но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.Кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а».Пятая графа (примечания) заполняется в течение года. В этой графе нужно сделать отметки:- о названиях перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;- о заведении дел;- о переходящих делах на следующий год;- о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;- о выделении дел к уничтожению;- о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т. п.