Требования, предъявляемые к любому из типов целей, зафиксированы в понятии «основные характеристики целей».
Главная характеристика «хорошо поставленной» цели — ее определенность, имеющая два аспекта: объективный и субъективный.
Определенность в объективном плане означает четкость формулировки цели, конкретность в способах ее задания и содержания. Необходимо представление цели, когда это возможно, как в качественном, так и в количественном виде (требование измеримости цели). Это обеспечивает объективность проверки степени достижимости цели. Субъективно определенность означает точное восприятие цели исполнителями именно в том смысле, в каком она была первоначально сформулирована.
Реалистичность — другая важная характеристика целей. Руководитель, будучи заинтересован в максимизации и усложнении целей, должен знать и уметь учитывать реальные возможности исполнителей.
Очень важным в психологическом отношении является свойство обоснованности, являющееся решающим условием превращения формальной цели в реально воспринимаемую.
Понятие «взаимно-поддерживающий характер целей» является ключевым параметром их совокупности. Для эффективности достижения целей организации необходимо, чтобы действия по их реализации не мешали друг другу, а, наоборот, способствовали этому.
Для обеспечения успешного управления необходима доступность целей контролю. Это — требование верифицируемости, т. е. проверяемости целей.
В практике управления выработались некоторые правила формулировки целей, носящие, в основном, эмпирический характер. Они базируются на психологических закономерностях целеполагания.
Разведение понятий целей и задач является психологически очень значимым. При формулировании целей нельзя подменять их конкретизированными задачами. Такая подмена сковывает свободу подчиненных, отрицательно влияет на эффективность их деятельности.
Цели должны представлять разумный компромисс между
общеорганизационными и индивидуальными интересами.
По степени сложности цель должна быть чуть выше реальных возможностей исполнителей, тогда успех реализации будет максимальным и, что очень важно, деловые качества исполнителей будут постоянно развиваться.
При формулировке целей очень важны количественные
правила, нормы. Они бывают двух видов: временные и объемные. Временные устанавливают оптимальный срок для достижения целей, наиболее приемлемые сроки реализации и с экономической, и с психологической точки зрения. Очень отдаленные
по времени цели обладают малым мотивационным потенциалом, слишком близкие — тоже неэффективны. Считают, что
временной оптимум примерно составляет 1 год. Оптимальное
число одновременно выполняемых целей чаще всего 4—5.
Большинство из рассмотренных требований к целям в собственно психологическом плане связаны с необходимостью активизации мотивационного потенциала исполнителей.
Общеорганизационные правила.
Цель организации должна содержать детальное описание
конечного результата ее функционирования.
Необходимым условием достижения целей вышележащего уровня является реализация целей каждого из нижележащих
уровней.
Формулируя цели разных уровней, надо описывать желаемые результаты, а не способы их получения.
При согласованности в общем виде подцели каждого
уровня должны быть независимы друг от друга.
Основой нижнего уровня иерархии целей должны быть задачи, являющиеся формулировкой чисто исполнительских работ, которые должны быть выполнены определенным способом и в установленные сроки.
Функция целеполагания легла в основу наиболее известного подхода к организации всей управленческой деятельности — метода «управления по целям» (management by objectives — МВО). Его суть состоит в том, что управление ориентировано на достижение всех целей и задач организации. МВО — «ориентированная на результаты философия управления» (А. Райа).
Возможны два варианта осуществления МВО.
Первый вариант:
четкие и краткие формулировки целей;
выработка реальных планов их достижения;
контроль и оценка работы и результатов;
коррекция для достижения планируемых результатов.
Второй вариант:
определение полномочий всех руководителей организации;
разработка целей управления в рамках установленных
обязанностей;
реальное планирование достижения сформулированных
целей;
контроль, оценка работы и результатов, полученных каждым руководителем.
МВО — это децентрализация всех управленческих функций по основным уровням иерархии организации и способ создания высокой мотивации, преодолевающий отрицательные последствия слишком жесткого контроля над исполнением.
Метод МВО, будучи в целом прогрессивным, имеет свои достоинства и недостатки. К числу его неоспоримых преимуществ относится то, что он повышает мотивацию, пробуждая личную заинтересованность руководителей средних и низших уровней и исполнителей; децентрализует управление; четко определяет роли исполнителей в структуре управления; вырабатывает эффективные мероприятия по контролю исполнения.
К недостаткам этого метода относится его большая трудоемкость; частая неспособность руководителей низшего звена к самостоятельной и грамотной постановке целей; объективные трудности постановки целей, особенно качественных.
В настоящее время все более популярным становится менеджмент-аудит, еще один связанный с МВО подход к организации управления. Это — исследование всех аспектов работы организации для выработки рекомендаций по изменению практики менеджмента и сокращению расходов и издержек производства.
Особенностью управленческой деятельности является то, что большинство ее функций имеют прямые аналогии в структуре психики субъекта.
Существует, например, самостоятельный психический процесс целеобразования. Это относится и к другим функциям: прогнозированию, планированию, принятию решения и т.п. В психологии есть процессы с аналогичными названиями. Эти процессы объединяются понятием регулятивных психических процессов. Это — психологические механизмы реализации соответствующих им управленческих функций.