Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов.
На этапедиагностики ДОУ:
изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании; проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая: - подготовку и оформление служебных документов;
- обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;
- учет и регистрацию документов;
- рассмотрение и согласование документов;
- ведение контроля сроков исполнения документов;
- обеспечение хранения и уничтожения документов;
анализируется состав документов и принципы их систематизации; изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством; проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании; рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы; выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения. На этапепроектирования ДОУ:
формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию / утверждению / визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов; формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов; разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес-единиц); проектируются системы учета / регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов; оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации. На этаперегламентации ДОУ:
происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов; осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.